Çdo ngjarje e rëndë kërkon të paktën planifikim minimal. Për të organizuar një festë për fëmijë, një mbrëmje në një takim të të diplomuarve ose një parti miqësore, duhet të kaloni kohë në buxhet, përzgjedhjen dhe përgatitjen e lokaleve, duke menduar për lojëra dhe konkurse. Sa më shumë planifikim të kujdesshëm të bëni, aq më efektive dhe më e paharrueshme do të jetë ngjarja.
Udhëzimet
Hapi 1
Vendosni qëllime të qarta dhe koncize për veten tuaj. Ju duhet ta imagjinoni se për kë dhe pse po mbahet ngjarja. Blloku i parë i qëllimeve lidhet me atë që dëshiron të arrish. Ajo përcaktohet kryesisht nga drejtimi i përgjithshëm i ngjarjes. Mendoni gjithashtu për qëllimet që lidhen me pjesëmarrësit: çfarë do të duhet të bëjnë, cilat detyra do të duhet të bëhen, etj. Një takim i pakuptimtë mund të kthehet në një argëtim gri dhe të mërzitshëm.
Hapi 2
Formoni një ekip që do të marrë përsipër përgjegjësinë për organizimin e ngjarjes. Shpërndani funksionet ndërmjet organizatorëve. Dikush do të jetë përgjegjës për zgjedhjen e lokaleve dhe modelin e tij. Të tjerët do të duhet të sigurojnë materialet e nevojshme, sende ushqimore dhe pajisje të tjera. Nëse po planifikoni një parti miqësore, ndoshta do t'ju duhet një palë au.
Hapi 3
Mendoni mbi formën e ngjarjes dhe përmbaheni rreptësisht formatit të pranuar. Mund të jetë një seminar i biznesit në shtëpi, një parti e korporatave, një takim i shokëve të klasës, një festë e Vitit të Ri ose e fëmijëve. Çdo formë kërkon përgatitje të veçantë dhe një përbërje të menduar mirë të pjesëmarrësve. Vizitorët e ngjarjes duhet të jenë të vetëdijshëm për atë që i pret në takim. Pjesëmarrësit nuk duhet të mashtrohen.
Hapi 4
Bëni një vlerësim të kostos. Përfshini në listë kostot e marrjes me qira të lokaleve, blerjen e aksesorëve, ushqimit dhe pagimin e shërbimeve të palëve të treta. Merrni parasysh burimin e financimit për ngjarjen. Në rastin më të thjeshtë, zgjidhja mund të jetë financimi i kapitalit nga secili pjesëmarrës. Shitja e biletave ose organizimi i një lotarie do të ndihmojë në kthimin e një takimi më serioz.
Hapi 5
Zhvilloni një program ngjarjeje. Renditni hapat për organizatorët, prezantuesit dhe pjesëmarrësit. Një skenar i mirëmenduar do t'ju shpëtojë nga pauzat e vështira, ngutjet dhe keqkuptimet e tjera.
Hapi 6
Përgatitni ftesa për pjesëmarrësit. Në këtë fazë, ju duhet të dini saktësisht datën, kohën dhe vendin e ngjarjes. Ngjarjet zyrtare do të kërkojnë një ftesë me shkrim paraprakisht. Për ngjarje më pak të rëndësishme, mund të jetë e mjaftueshme për të thirrur mysafirët në listë. Këshillohet që ta bëni këtë disa ditë para ngjarjes, në mënyrë që të gjithë të kenë kohë për të bërë ndryshime në planet e tyre profesionale dhe personale.
