Kur planifikoni aktivitetet tuaja, sigurohuni që të merrni parasysh kohën e përgatitjes. Edhe konferenca më e thjeshtë për pesë deri në dhjetë persona kërkon organizim dhe kohë të qartë. Përveç kësaj, do të jetë shumë më e lehtë për departamentin të punojë me një plan paraprak.
Udhëzimet
Hapi 1
Shkruaj një plan veprimi menjëherë për vitin. Kjo do të lejojë, së pari, të llogarisë një buxhet të përafërt. Së dyti, për të shpërndarë sasinë e punës midis punonjësve. Së treti, nëse planifikoni të tërheqni sponsorë, menjëherë do t'u dërgoni atyre një listë të plotë në mënyrë që ata të zgjedhin një promovim sipas pëlqimit të tyre.
Hapi 2
Prisni planin tuaj të aktivitetit sipas muajit. Shkruaj në të parën vjetore, të përhershme. Pastaj të reja që nuk janë mbajtur më parë. Më mirë të bëni një tabelë në Excel. Kjo do t'ju lejojë të redaktoni planin ndërsa shtohen promovime të reja.
Hapi 3
Në tabelë, bëni shtatë kolona dhe aq rreshta sa ka ngjarje të planifikuara. Kolona e parë është një numër vijues. Përcaktoni thjesht Nr. E dyta është emri i ngjarjes. E treta është data e ngjarjes. E katërta është një përshkrim. E pesta është buxheti. E gjashta është emri dhe mbiemri i menaxherit përgjegjës për organizatën. E shtata është shënime. Këtu do të shkruani të gjithë informacionin e dobishëm që nuk i keni mbuluar në qelizat e mëparshme.
Hapi 4
Kolona e katërt "Përshkrimi" kërkon dekriptimin. Vendosni një plan të përafërt të ngjarjes atje. Sa mysafirë do të ftohen. Do të jetë një tryezë shuplakë ose një banket. Shënoni vendin (sallën e konferencave, restorantin, hollin e hotelit). Shkruani cilat kompani mund të tërhiqen si sponsorë. Cili është qëllimi i ngjarjes. A duhet të porosis suvenire dhe ftesa paraprakisht. E gjithë kjo do të ndihmojë në organizimin e ngjarjes dhe miratimin e saj nga menaxhmenti.
